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Le note spese predisposte dai dipendenti, così come le relative pezze giustificative non sono documenti originali "unici" e per la loro conservazione elettronica non è necessario l'intervento di un pubblico ufficiale che attesti la conformità all’originale delle copie informatiche e delle copie per immagine su supporto informatico, ai sensi dell'art. 4 c. 2 del D.M. 17 giugno 2014. Lo chiarisce la risposta n. 388/2019 dell'Agenzia delle entrate.
I giustificativi allegati alle note spese trovano generalmente corrispondenza nella contabilità dei cedenti o prestatori tenuti agli adempimenti fiscali che consentono di risalire al loro contenuto (articolo 1, lettera v), C.A.D.). Parimenti, la stessa nota spese in formato analogico può essere considerata un documento originale "non unico" in base ai chiarimenti forniti con la risoluzione n. 161/E del 9 luglio 2007, secondo cui "se si utilizza una modalità analitica di rimborso spese ai dipendenti ed insieme alla nota spese sono conservati i documenti giustificativi della stessa, la nota può rientrare nel novero dei documenti analogici originali non unici, qualora sia possibile ricostruirne il contenuto attraverso la combinazione dei predetti documenti giustificativi e dei dati risultanti dalla contabilità." Se, viceversa, il giustificativo allegato alla nota spese non consente di risalire al suo contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi, allora lo stesso ha natura di documento analogico originale "unico", la cui conservazione sostitutiva necessita dell’intervento del pubblico ufficiale di cui sopra.
Per quanto attiene, da ultimo, alla conformità del descritto processo di conservazione con la normativa di riferimento, si richiama sinteticamente l’articolo 3 del D.M. 17 giugno 2014, che prescrive: 
- il rispetto del codice civile, del C.A.D. e delle relative regole tecniche, nonché delle altre norme tributarie sulla corretta tenuta della contabilità;
- le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi;
- l’apposizione, a conclusione del processo di conservazione, di un riferimento temporale opponibile a terzi sul pacchetto di archiviazione.
Resta ferma la necessità che, ai fini delle imposte sui redditi e della deducibilità dei relativi costi, nei limiti previsti, la nota spese e le relative pezze giustificative permettano di dimostrare l'inerenza delle stesse all'attività di impresa ed ai ricavi..