“Atteso che l’Ufficio per i procedimenti disciplinari, gestito in forma associata, ha inoltrato all’ente la contestazione disciplinare a carico di un dipendente richiedendo di procedere con la comunicazione dell’atto al lavoratore interessato e considerati l’art.55bis del D.Lgs. n.165/2001, la normativa sulla privacy e la convenzione che regola i rapporti per la gestione dell’UPD, si richiede se una notifica a mezzo dell’ufficiale giudiziario sia adeguata e conforme”.
Principale disposizione normativa di riferimento:
Ai sensi e per gli effetti di cui all’art. 55bis del D.Lgs. n.165/2001 “il responsabile della struttura presso cui presta servizio il dipendente, segnala immediatamente, e comunque entro dieci giorni, all'ufficio competente per i procedimenti disciplinari i fatti ritenuti di rilevanza disciplinare di cui abbia avuto conoscenza” e, a sua volta, “l'Ufficio competente per i procedimenti disciplinari, con immediatezza e comunque non oltre trenta giorni decorrenti dal ricevimento della predetta segnalazione, ovvero dal momento in cui abbia altrimenti avuto piena conoscenza dei fatti ritenuti di rilevanza disciplinare, provvede alla contestazione scritta dell'addebito e convoca l'interessato (…).
In aggiunta, “gli atti di avvio e conclusione del procedimento disciplinare, nonché l'eventuale provvedimento di sospensione cautelare del dipendente, sono comunicati dall'ufficio competente di ogni amministrazione, per via telematica, all'Ispettorato per la funzione pubblica, entro venti giorni dalla loro adozione”.
A tal fine, “per tutelare la riservatezza del dipendente, il nominativo dello stesso è sostituito da un codice identificativo”.
In ogni caso, “la comunicazione di contestazione dell'addebito al dipendente, nell'ambito del procedimento disciplinare, è effettuata tramite posta elettronica certificata, nel caso in cui il dipendente dispone di idonea casella di posta, ovvero tramite consegna a mano”.
“In alternativa all'uso della posta elettronica certificata o della consegna a mano, le comunicazioni sono effettuate tramite raccomandata postale con ricevuta di ritorno”.
La contestazione disciplinare rappresenta, infatti, un atto indefettibile, a pena di nullità, con forma scritta ad substantiam, che instaura il contraddittorio con l’incolpato e da inizio al procedimento disciplinare.
La contestazione è un atto recettizio, che si perfeziona solamente con la notifica al lavoratore, e tende a dare tempestiva certezza ed immutabilità al contenuto dell’infrazione, fissando il termine del dies a quo di giorni 120 per la conclusione del procedimento disciplinare, fermi i regimi accelerati per i furbetti del cartellino e per i lavoratori colti in flagranza e punibili con licenziamento.
L’art. 55bis, c.5, del D.Lgs. n.165/2001 individua possibili metodi con cui la contestazione disciplinare può essere comunicata: a mezzo PEC (posta elettronica certificata), se il lavoratore dispone di idonea casella postale, tramite consegna a mano o attraverso raccomandata postale con ricevuta di ritorno.
Tali strumenti non escludono comunque il più affidabile ricorso all’ufficiale giudiziario.
Involgendo il procedimento disciplinare dati personali e sensibili del lavoratore, va comunque garantita la privacy del ricevente ai sensi del GDPR, per cui, la contestazione disciplinare va notificata con plico chiuso e spillato, con eventuale invito al ritiro personale dell’interessato e limitando i dati personali in maniera adeguata, pertinente a quanto necessario rispetto alle finalità per le quali sono trattati.
In conclusione, si rileva comunque che, quand’anche il Garante statuisse l’illegittimità di un trattamento dati da parte del datore di lavoro, non vi sarebbe alcuna ricaduta invalidante sulla procedura, la cui disciplina prevale giuridicamente.
In ragione e per effetto di quanto premesso, anche se non previsto espressamente dall’art. 55bis, c.5, del D.lgs. n.165/2001, si ritiene che la notifica della contestazione disciplinare a mezzo dell’ufficiale giudiziario sia un metodo conforme alla disciplina di legge, anche nel rispetto della riservatezza dei dati del lavoratore.